Le programme d’études prépare à l’exercice de la profession de secrétaire. Dans l’exercice de leurs fonctions, les secrétaires exécutent le travail quotidien et assument, de façon autonome, des tâches administratives pour seconder les gestionnaires et les professionnelles et les professionnels. Leurs responsabilités varient selon le type et la taille de l’entreprise. Elles et ils sont des personnes-ressources dans leur milieu de travail et agissent à titre d’agentes ou d’agents de liaison entre les différents services de l’entreprise.
Les tâches de secrétariat consistent à saisir des textes et des données à l’ordinateur, à rédiger des documents et à concevoir des présentations, des tableaux, des graphiques et des modèles de documents, avec ou sans indications. De plus, les secrétaires peuvent réviser, mettre en forme des documents saisis par une autre personne et traduire des textes. Elles et ils corrigent les textes, font la mise en page, relient et distribuent les documents. Le personnel de secrétariat doit également veiller à la qualité des documents produits, en tout temps, en vérifiant l’orthographe, la syntaxe et l’application des règles grammaticales.
En plus de produire des documents de qualité, le personnel de secrétariat effectue les tâches suivantes : répondre à la clientèle; assurer le suivi de la correspondance; organiser des réunions et des événements de plus ou moins grande envergure; effectuer la gestion documentaire en ouvrant, en classant et en tenant à jour des dossiers et des registres traditionnels et informatisés; fournir du soutien technique à l’occasion pour l’utilisation de l’équipement et l’intégration du nouveau personnel; tenir à jour les agendas en fixant et en confirmant les rendez-vous; contribuer à la gestion des ressources matérielles du bureau; effectuer des opérations comptables comme la tenue des livres, les dépôts bancaires ainsi que le suivi des comptes fournisseurs et des comptes clients et actualiser l’information diffusée sur des sites Internet ou sur des réseaux sociaux.
Pour être admis à ce programme, il suffit de satisfaire à l’une des conditions suivantes :
La personne est titulaire du diplôme d’études secondaires ou de son équivalent reconnu (ex. : attestation d’équivalence de niveau de scolarité) ou d’un diplôme d’études supérieures, comme le diplôme d’études collégiales ou le baccalauréat.
OU
La personne est âgée d’au moins 16 ans au 30 septembre de l’année scolaire au cours de laquelle elle commence sa formation et a obtenu les unités de 4e secondaire en langue d’enseignement, en langue seconde et en mathématique dans des programmes d’études établis par le ministre ou a réalisé des apprentissages reconnus comme étant équivalents.
OU
La personne est âgée d’au moins 18 ans au moment d’entreprendre sa formation et possède les préalables fonctionnels, soit la réussite du test de développement général ainsi que les préalables spécifiques, ou a réalisé des apprentissages reconnus comme étant équivalents.
OU
La personne a obtenu les unités de 3e secondaire en langue d’enseignement, en langue seconde et en mathématique dans des programmes d’études établis par le ministre et poursuivra sa formation générale en concomitance avec sa formation professionnelle pour obtenir les unités de 4e secondaire qui lui manquent en langue d’enseignement, en langue seconde et en mathématique dans des programmes d’études établis par le ministre.
PRÉALABLES FONCTIONNELS
Une personne qui a atteint l’âge de 18 ans peut être admise à un programme d’études menant à un Diplôme d’études professionnelles (DEP) sur la base des préalables fonctionnels. Ces préalables fonctionnels, prescrits pour une personne qui a atteint l’âge de 18 ans à la date de début de fréquentation déclarée dans le programme d’études professionnelle sont : la réussite du test de développement général (TDG) et l’obtention et la réussite des épreuves relatives aux préalables spécifiques en langue d’enseignement et en mathématique, s’il y a lieu.
Ce tableau indique les nouveaux codes de cours de la formation de base commune (FBC) et de la formation de base diversifiée (FBD) exigés pour les préalables spécifiques en langue d’enseignement et en mathématique pour le programme d’études visé. Dans le contexte où les nouveaux codes de cours de la FBC et de la FBD sont en implantation progressive, on indique entre parenthèses les anciens codes de cours toujours valides. Le code de cours équivalent en formation générale des jeunes est également indiqué dans ce tableau. Lorsqu’un DEP n’exige pas de préalables spécifiques en langue d’enseignement ou en mathématique, un (-) figure dans les cellules visées. Il est à noter que les préalables fonctionnels ne s’appliquent pas pour les programmes d’attestation de spécialisation professionnelle (ASP).
| Langue d’enseignement | Langue seconde | Mathématique | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Adultes | Jeunes | Adultes | Jeunes | Adultes | Jeunes |
| 3103-1, 3104-1, 3105-1 ou 3048-3, 3049-2, 3051-1 | 132-308 | ANG-2101-4 ou ANG 2001-6 | 134-204 ou 136-204 | – | – |
- Adjoints administratifs/adjointes administratives
- Agents/agentes d’administration
- Commis à la saisie de données
- Adjoints/adjointes de direction
- Employés de soutien de bureau généraux/employées de soutien de bureau générales
- Commis des services du personnel
- Réceptionnistes
| Code | Énoncé de la compétence | Heures | Unités |
|---|---|---|---|
| 460-501 | Se situer au regard du métier et de la démarche de formation | 15 | 1 |
| 460-515 | Réviser l’orthographe et la grammaire de textes en français | 75 | 5 |
| 460-526 | Effectuer le traitement des textes | 90 | 6 |
| 460-534 | Assurer la qualité du français écrit | 60 | 4 |
| 460-544 | Assurer le service à la clientèle | 60 | 4 |
| 460-554 | Effectuer la gestion documentaire | 60 | 4 |
| 460-562 | Produire des feuilles de calcul | 30 | 2 |
| 460-572 | Concevoir des présentations | 30 | 2 |
| 460-584 | Rédiger des textes professionnels en français | 60 | 4 |
| 460-596 | Effectuer des opérations comptables | 90 | 6 |
| 460-605 | Produire des lettres | 75 | 5 |
| 460-613 | Créer des bases de données | 45 | 3 |
| 460-623 | Gérer l’encaisse | 45 | 3 |
| 460-635 | Traduire des textes | 75 | 5 |
| 460-644 | Concevoir des tableaux et des graphiques | 60 | 4 |
| 460-656 | Réaliser la conception visuelle de documents | 90 | 6 |
| 460-666 | Effectuer la rédaction et la disposition de textes professionnels en anglais | 90 | 6 |
| 460-672 | Actualiser l’information diffusée sur des médias numériques | 30 | 2 |
| 460-683 | Interagir en anglais en contexte professionnel | 45 | 3 |
| 460-695 | Assurer le suivi de la correspondance | 75 | 5 |
| 460-704 | Effectuer des activités liées à l’organisation de réunions et d’événements | 60 | 4 |
| 460-714 | Produire des rapports | 60 | 4 |
| 460-722 | Assurer un soutien technique | 30 | 2 |
| 460-733 | Coordonner des tâches multiples | 45 | 3 |
| 460-746 | S’intégrer au milieu de travail | 90 | 6 |
| 1485 | 99 | ||
